Datenschutz
Interner Bereich

Alexander Lonsing medical solutions

Das Internetportal Lonsing unterhält einen passwortgeschützten und den Mitarbeitern zur internen Kommunikation vorbehaltenen Intranet-Bereich (im Folgenden als Lonsing-Intranet genannt). Hierzu erhebt, verarbeitet und speichert Alexander Lonsing medical solutions (im Folgenden als Lonsing medical genannt) Mitarbeiterdaten, die für die Verfolgung des satzungsgemäßen Firmenzwecks, zur zur Betreuung und Verwaltung von Mitarbeitern erforderlich sind.

1. Datenerhebung

Mit dem Beitritt eines Mitarbeiters erhebt Lonsing medical folgende personenbezogene Daten, die für die Verfolgung des satzungsgemäßen Firmenzwecks, zur Betreuung und Verwaltung von Mitarbeitern erforderlich sind: Vorname und Nachname sowie E-Mail-Adresse.Um die Mitarbeiterverwaltung zu erleichtern, werden auf freiwilliger Basis weitere Daten wie z.B. private E-Mail-Adressen und Telefonnummern usw., erhoben.

Mitarbeiter, die der Lonsing medical ihre E-Mail-Adresse zur Verfügung gestellt und die Zustimmung der Firmenleitung haben, haben die Möglichkeit, sich mit der hinterlegten E-Mail-Adresse im Lonsing-Intranet zu registrieren und sowie ein persönliches Passwort zu bestimmen.


2. Datenspeicherung

Die personenbezogenen Daten werden in einem EDV-System gespeichert, zu dem nur Personen Zugang haben, die aufgrund ihrer Funktion oder Aufgabe in der Lonsing medical dazu ausdrücklich ermächtigt wurden und eine Datenschutzverpflichtung unterschrieben haben. Darüber hinaus können externe Dienstleister mit der Datenspeicherung beauftragt werden. Der externe Dienstleister muss ein geeignetes Datenschutzkonzept (Datenschutzerklärung, Verschwiegenheitsklauseln, etc.) nachweisen.

Die personenbezogenen Daten werden dabei gemäß Anlage zu § 9 BDSG durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (insbesondere durch Kontrolle von Zutritt, Zugang, Zugriff, Weitergabe, Eingabe, Beauftragung und Verfügbarkeit sowie durch Datentrennung) vor der Kenntnisnahme unbefugter Dritter geschützt.


3. Datennutzung

Die unter 1 genannten personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur zur Verfolgung der satzungsgemäßen Firmenzwecke bzw. zur Betreuung und Verwaltung von Mitarbeitern genutzt. Dies erfolgt nur dann, sofern keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht. Wenn der Nutzung bestimmter Daten widersprochen wird, werden die entsprechenden Daten gelöscht. Wenn die Löschung der Daten aus technischen Gründen nicht möglich ist, wird die betroffene Person davon unterrichtet. Daten, die gesetzlichen Bestimmungen unterliegen (z.B. finanzamtsrelevante Unterlagen) werden nach Ablauf der entsprechenden Fristen, spätestens nach 10 Jahren gelöscht.

Die Nutzung von personenbezogenen Daten individueller Mitarbeiter erfolgt nur durch Personen, die eine Datenschutzerklärung unterschrieben haben.

3.1 Datenzugriff
Zeichnungsberechtigte Mitarbeiter erhalten Zugriff auf alle Mitarbeiterdaten, sofern diese zur Aufgabenerledigung unmittelbar benötigt werden. Dazu gehören im Fall der Buchhaltung auch alle für die Festsetzung und Auszahlung von Gehälter relevanten Mitarbeiterdaten.

Leitende Mitarbeiter der Firma erhalten im Rahmen der Mitarbeiterverwaltung und -betreuung Zugriff auf alle Mitarbeiterdaten. Dazu gehört auch der Zugriff auf die E-Mail-Adresse zur Versendung des Newsletters oder sonstiger Mitteilung, sofern der betroffene Mitarbeiter dem nicht widersprochen hat.

3.2 Datenweitergabe innerhalb der Lonsing medical
Personenbezogene Daten von Mitarbeitern werden intern grundsätzlich nur weiter gegeben, wenn dies den Firmenzwecken bzw. der Mitarbeiterbetreuung dient.

Die Weitergabe von personenbezogenen Daten individueller Mitarbeiter erfolgt nur an satzungsgemäße Funktionsträger der Lonsing medical, die sich schriftlich verpflichtet haben, bei der Nutzung die Datenschutzbestimmungen einzuhalten.

3.3. Datenweitergabe an Dritte
Personenbezogene Daten der Mitarbeiter werden ohne Zustimmung der betroffenen Mitarbeiter nicht zu Werbezwecken an Dritte weitergegeben.

Zum Zweck der Zustellung der Mitteilung bzw. der brieflichen Kommunikation mit seinen Mitarbeitern behält sich Lonsing medical vor, personenbezogene Daten individueller Mitarbeiter auch an Dritte (z.B. Versender) weiterzuleiten, die ihrerseits dem Datenschutz verpflichtet sind.

Dritte werden verpflichtet, die überlassenen Daten nur für die verabredeten und nicht für eigene Zwecke zu nutzen und sämtliche Daten nach Abschluss des jeweilig definierten Auftrages zu vernichten.

3.4 Vorgaben Dritter
Lonsing medical weist darauf hin, dass sie im Rahmen des Zahlungsverkehrs (SEPA-Mandate) auch Basisdaten an Banken übermitteln kann, sofern dies von den Banken als unabdingbare Voraussetzung für die Abwicklung der Zahlung des Beitrages gefordert wird.

Lonsing medical behält sich vor, den Zahlungsverkehr inklusive etwaiger Rücklastschriften zu dokumentieren.


4. Veröffentlichung

(a) Extern
Lonsing medical macht besondere Ereignisse und Aktivitäten in der Mitteilung, über Pressemitteilungen, auf ihren Internetportal oder Lonsing-Intranet bekannt. Dabei können Fotos und personenbezogene Mitarbeiterdaten veröffentlicht werden.

Der einzelne Mitarbeiter kann jederzeit gegenüber der Firmenleitung einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf der widersprechende Mitarbeiter eine weitere Veröffentlichung.

(b) Intern
Im Lonsing-Intranet kann jeder Mitarbeiter jederzeit selbst festlegen, ob und welcher Teil seiner Profil-Daten für andere Nutzer des Intranets sichtbar sein soll.


5. Löschung

Stammdaten, die für eine eindeutige Identifizierung des Mitarbeiters nicht essentiell sind, sowie freiwillige Angaben zu Interessen können vom individuellen Mitarbeiter nach passwortgeschütztem Login jederzeit im Lonsing-Intranet auf der jeweils individuellen Profilseite gelöscht werden.

Bei Ausscheidung des Mitarbeiters werden alle personenbezogenen Daten grundsätzlich gelöscht, sofern diese nicht die Kassenführung betreffen. Diese Daten bleiben gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre nach der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch die Mitarbeiterverwaltung gespeichert. Sie sind in dieser Zeit gesperrt und werden mit Ablauf der Frist gelöscht.

Unterlagen und Datenbanken, die Lonsing-Intranet nicht mehr benötigt, werden so entsorgt, dass Dritte keine Kenntnis von den darin enthaltenen personenbezogenen Daten erlangen können.


6. Archiv

Im Archiv des Lonsing-Intranets werden in der Regel nur personenbezogene Daten archiviert, die auch als veröffentlichungsfähig gelten. Sollten Vorgänge mit nicht mehr aktiv genutzten personenbezogenen Daten hinterlegt werden, so wird sichergestellt, dass nur einzelne Personen Zugang haben, die eine Datenschutzerklärung unterzeichnet haben.

Die Nutzung des Archivguts in personenbezogener Form ist im Rahmen konkreter Fragestellungen eingeschränkt und nur nach Genehmigung durch den Vorstand zulässig.